ACimm è un applicativo di gestione del Patrimonio Immobiliare, affidabile, sicuro e robusto, che consente di memorizzare in un unico archivio tutti gli immobili in possesso di un’ ente. Tale archivio è un contenitore ad accesso sicuro ed unificato di tutti i contenuti digitali associati ad ogni immobile che permettono di identificarlo univocamente e di ricercarlo secondo opportuni filtri.
Funzionalità: l'architettura del sistema ACimm prevede la creazione primaria di un immobile/bene principale, al quale legare e relazionare informazioni di dettaglio.
La classificazione degli elementi strutturali avviene secondo livelli gerarchici che permettono un’articolata mappatura dei beni in funzione delle loro diverse tipologie, come:
• Livelli gerarchici anagrafici: ad esempio Complessi Immobiliari, Comparti, Immobili, strutturazioni in piani, in scale, vani, locali, uffici, ecc.
• Dati descrittivi, tecnici, catastali, gestionali degli edifici, delle unità immobiliari, dei locali e dei terreni
• Dati relativi alla provenienza del bene, alle quote di proprietà, al suo stato di conservazione, agli eventuali vincoli , all’interesse storico, artistico
• Dati tecnici e operativi degli Immobili (elementi strutturali, funzionali e impianti), stato di conservazione, periodicità d’intervento.
Il sistema permette, dunque, la realizzazione e gestione del fascicolo dell’immobile nella sua formulazione generale.
Ambito di applicazione: il sistema presenta una struttura definita in base alle caratteristiche indicate dalle norme UNI 10951 e UNI 10998, allo scopo di classificare, ordinare ed organizzare tutti i dati relativi ad un fabbricato. I dati si compongono di:
• Descrizione del manufatto edilizio nelle sue componenti principali (strutture, materiali, finiture, impianti ecc.) e suo inserimento ambientale
• Descrizione dell’attività ivi svolta
• Descrizione delle norme e vincoli urbanistici
• Verifica dell’applicazioni delle norme di prevenzione incendi e di superamento delle barriere architettoniche
• Raccolta e archiviazione di tutti i documenti a disposizione dell’ente e di quelli reperibili presso altri enti pubblici, relativi alle autorizzazioni edilizie, documenti catastali, relazioni e documentazioni di lavori, ecc.
• Documentazione fotografica do ogni singolo edificio descritto
Per ogni immobile il sistema consente di associare una scheda contenente gli interventi di manutenzione, gli aggiornamenti e la documentazione a supporto. Inoltre è possibile gestire notifiche via email di eventuali scadenze o emergenze. Secondo l’articolo 2, comma 222, della legge 23 Dicembre 2009, n.191 (Legge Finanziaria 2010), tutte le amministrazioni pubbliche, di cui all’art. 1, comma 2, del Decreto Legislativo n°165 del 2001, e successive modificazioni, che utilizzano o detengono, a qualunque titolo, immobili di proprietà dello Stato o di proprietà dei medesimi soggetti pubblici, sono tenute a comunicarne i relativi dati. Per ogni bene, l’Ente, è tenuto a compilare le seguenti sezioni ed i relativi dati:
• Dati Anagrafici del bene immobile
• Identificativi catastali e geolocalizzazione
• Utilizzo/detenzione del bene immobile
• Caratteristiche del bene immobile
• Informazioni sul Proprietario
AC-invoices realizza un archivio a norma, consentendo in modo automatico l’estrazione di dati da documenti, quali fatture, nonché la loro archiviazione. Il modulo è estremamente flessibile e personalizzabile in base alle esigenze del Cliente. L’estrapolazione dei dati più significativi dalle fatture passive (esempio: Nome Fornitore, Data Fattura, Data Scadenza, Importo, ecc.), permette l’elaborazione degli stessi al fine di organizzare classificazioni, statistiche, scadenze, ecc. Il modulo permette di impostare delle notifiche via e-mail, come ad esempio allertare l’ufficio preposto della scadenza del pagamento di una fattura.
Funzionalità: ACinvoices è in grado di elaborare le fatture in formato cartaceo, in pdf e XML, inclusi gli allegati. Per le fatture digitalizzate utilizza un potente motore OCR che associato ad un sofisticato algoritmo di analisi del layout, permette di riconoscere dati sia da immagini che da file testo. Il motore avvia un’analisi del documento identificando il tipo di form descriptor (contenente informazioni sulla modalità di riconoscimento e sui dati da riconoscere) per il documento. Nel form descriptor è possibile impostare diverse aree di riconoscimento, dove impostare le modalità ed il tipo di dato che ci si aspetta.
Archiviazione: nel caso di fatture cartacee il procedimento di archiviazione, indicizzazione ed elaborazione dati segue i seguenti step:
l’operatore inserisce tutte le fatture passive dello stesso fornitore sull’ADF dello scanner ed avvia la scansione massiva dei documenti; il risultato della scansione è un file PDF che verrà importato automaticamente in una cartella predefinita; il motore OCR divide il file in tanti documenti diversi ed analizza i dati da elaborare; il Sistema archivia tutte le fatture.
Nel caso di fatture in formato xml il procedimento di archiviazione, indicizzazione ed elaborazione dati delle fatture passive è il seguente:
• il Sistema intercetta le fatture dalla PEC ufficiale e le elabora;
• il Sistema archivia le fatture.
Atto di liquidazione: tramite l’ausilio di ACinvoices si ha la possibilità di realizzare il processo di liquidazione delle fatture attraverso l’utilizzo di un pannello di controllo dove si possono selezionare le fatture da liquidare e inserite nell’atto di liquidazione. Il sistema permette la gestione di un file word come “Modello di Atto di Liquidazione” e utilizzabile come base per la creazione automatica dell’atto di liquidazione finale.
ACPraticaAmministrativa: una pratica amministrativa è l’insieme di atti amministrativi che i vari settori di un amministrazione lavorano per definire un atto finale o erogare un servizio. ACPraticaAmministrativa realizza un faldone virtuale, inteso come raggruppamento logico di contenuti, provenienti da acquisizioni o prodotti da procedure informatizzate, implementando tutte le funzioni necessarie alla gestione di essi, dei documenti contenuti e dei workflow per il controllo dei processi amministrativi specifici di un qualsiasi ufficio della pubblica amministrazione e di un’azienda privata.
Contenuti: funzioni per la gestione dei fascicoli/faldoni, ove è possibile creare, modificare e cancellare una pratica amministrativa, gestendone l’iter nei vari step previsti; funzioni per la gestione dei documenti e dei contenuti, ove è possibile creare, aggiungere, modificare, (attraverso l’uso del versioning e delle funzioni di check) cancellare contenuti. Tali modifiche possono essere riferite anche ai singoli metadati realizzando in questo modo validazioni, cambi di stato, inserimenti di dati ecc.
Funzionalità:
Assegnare ad utenti o gruppi documenti o insieme di documenti
Definire la pratica amministrativa per ogni iter burocratico
Decidere le attività da fare per singolo step procedurale
Definire permessi provvisori su singolo step o singolo documento
Interagire con l’organigramma utenti tramite la definizioni di ruoli e profili di accesso a documenti e contenuti
Implementazione di workflow e flussi documentali
Gestione centralizzata del ciclo di vita dei documenti e/o delle pratiche amministrative
organizzazione, catalogazione, archiviazione dei documenti e delle pratiche
sicurezza e confidenzialità della pratiche in lavorazione
condivisione e team working avanzato
Log attività e reportistica su singolo documento e/o su intera pratica
Gestione schedulino delle attività